Che cosa sono i passaggi e il modello del processo di comunicazione?

Ogni volta che due o più persone si scambiano messaggi, si impegnano nel processo di comunicazione di base. Sembra semplice, non è vero. Tuttavia, il processo di comunicazione è davvero piuttosto complesso. Non solo ha diversi componenti, ma la chiarezza e il contesto del messaggio possono essere influenzati positivamente o negativamente da diversi fattori.

È importante comprendere il processo di comunicazione per essere in grado di comunicare efficacemente ed evitare interpretazioni errate. In questo articolo, esamineremo i componenti della comunicazione e il modello del processo di comunicazione. Quindi esploreremo approcci e processi di comunicazione organizzativa. Infine, discuteremo del processo di comunicazione e-mail.

Sommario

• 1 Componenti della comunicazione
  • 1.1 Contesto
  • 1.2 Mittente / Codificatore
  • 1.3 Messaggio
  • 1.4 Medio
  • 1.5 Ricevitore (decoder)
  • 1.6 Feedback
• 2 Modello di processo di comunicazione
  • 2.1 Cinque passaggi fondamentali nel modello del processo di comunicazione
• 3 Approcci e processi di comunicazione organizzativa
  • 3.1 Processo di comunicazione e-mail
  • 3.2 Mantieni la tua email concisa
• 4. Conclusione
  • 4.1 Post correlati

Componenti della comunicazione

La comunicazione è un processo di scambio di messaggi verbali e non verbali. Possiamo identificare la comunicazione definendone le componenti come segue:

Contesto

Il contesto è l'ambiente in cui avviene la comunicazione e include l'organizzazione, la cultura e la comunità. Inoltre, stimoli esterni, come riunioni, conversazioni casuali, e-mail, promemoria, ecc. E stimoli interni come opinioni ed emozioni, influenzano il contesto. Solo quando si considerano tutti gli aspetti del contesto si può comunicare efficacemente.

Mittente / Codificatore

Il mittente utilizza una combinazione di parole, simboli, grafici e immagini per comunicare. Chi parla è il codificatore nella comunicazione orale e chi scrive è il codificatore nella comunicazione scritta.

Messaggio

Le informazioni scambiate tra mittente e destinatario creano un messaggio, intenzionale o non intenzionale. Il mittente del messaggio deve considerare il contesto affinché il messaggio sia comprensibile. Inoltre, il messaggio deve contenere un linguaggio chiaro, con tutte le definizioni, esempi o grafici necessari per assicurare la comprensione.

medio

Il mezzo - il canale attraverso il quale viene inviato il messaggio - può essere elettronico, sonoro o stampato. La scelta di un mezzo è influenzata da:

• La relazione tra il mittente e il destinatario
• La natura del messaggio

Usa un mezzo orale quando il tuo messaggio è urgente, personale o quando desideri un feedback immediato. Utilizzare un supporto scritto quando è tecnico, formale o deve essere documentato.

Ricevitore (decoder)

L'ascoltatore o il lettore della comunicazione interpreta il messaggio. Il ricevente è influenzato dal contesto e dagli stimoli interni ed esterni. Se il destinatario ha opinioni distorte o idee sbagliate, il messaggio potrebbe non essere ricevuto correttamente. Anche l'atteggiamento e la personalità influenzano il ricevente.

Risposta

Il feedback è la risposta del destinatario, la sua reazione alla comunicazione. Il silenzio può essere una forma di feedback, oppure il destinatario può rispondere oralmente o per iscritto. Il feedback viene utilizzato per confermare che il messaggio è stato compreso e che è stata intrapresa qualsiasi azione richiesta.

Tutti i componenti devono collaborare efficacemente affinché il processo di comunicazione sia completo e trasmetta il messaggio previsto.

Modello di processo di comunicazione

Il processo di comunicazione si riferisce allo scambio di informazioni (un messaggio) tra due o più persone. Affinché questo scambio abbia successo, entrambe le parti devono avere la capacità di scambiarsi informazioni e di capirsi. La comunicazione fallisce se il flusso di informazioni è bloccato per qualche motivo o se chi cerca di comunicare non riesce a farsi capire. Per comprendere cosa sia la comunicazione - il suo scopo e il suo valore - dobbiamo comprendere il modello del processo di comunicazione.

Cinque passaggi fondamentali nel modello del processo di comunicazione

Passo 1 Stabilisci i tuoi obiettivi prima di impegnarti nella comunicazione o iniziare a trasmettere un messaggio.

• Qual è / sono gli obiettivi?
• Quale azione vuoi che intraprenda la persona che riceve il messaggio, una volta compreso il messaggio?
• Perché il messaggio è importante?

Passo 2 Identifica i destinatari (il pubblico di destinazione) della tua comunicazione.

• Rende possibile adattare il tuo messaggio per una comprensione ottimale.
• Ti consente di scegliere come target quelli appropriati per ricevere il tuo messaggio.

Passaggio 3 Scegli il tuo metodo di comunicazione.

• Basa la tua scelta su ciò che stai cercando di ottenere.
• Considera il livello di abilità del destinatario.
• Scegli un modulo adatto, ad esempio telefono, e-mail, presentazione in power point, ecc.

Passaggio 4 Considera il tuo ricevitore.

• Livello di competenza e comprensione del destinatario.
• Come apprendono e ricevono le informazioni al meglio, ad es. Visivamente, verbalmente, ecc.
• Combina metodi di comunicazione per soddisfare le esigenze di tutti i destinatari, ad es. Dispense con spiegazioni verbali.

Passaggio 5 Adegua la tua comunicazione al feedback ricevuto.

• Cerca un consenso di comprensione
• Modificare il messaggio, il tipo di comunicazione, lo stile, il tono, ecc. Quando si riceve il feedback.

Il processo di comunicazione può essere influenzato dal modo in cui le informazioni vengono trasmesse, ricevute e interpretate in due modi:

• Rumore . Qualsiasi tipo di interferenza che influisca sul messaggio inviato, ricevuto o compreso.
• Rumore fisiologico. Distrazione causata da come pensiamo e ci sentiamo, ad es. Affaticamento, mal di testa, fame o altri fattori.
• Rumore fisico . Interferenze ambientali, come il rumore prodotto da altri, folle, temperature alte o basse e illuminazione intensa o debole.
• Rumore psicologico . I propri sentimenti e la propria personalità influiscono sull'efficacia della comunicazione e dell'interpretazione, ovvero sentimenti difensivi, preoccupazione o pregiudizio.
• Rumore semantico . Le parole devono essere comprese reciprocamente affinché la comunicazione abbia luogo. Il linguaggio tecnico o il gergo possono creare confusione.
• Contesto . Il contesto e la situazione - fisica, culturale o sociale - in cui avviene la comunicazione possono influire sul successo dello scambio di informazioni.

Il modello del processo di comunicazione ci aiuta a definire chi è coinvolto nella comunicazione e cosa deve avvenire. È un quadro su cui possiamo costruire una comunicazione individuale e organizzativa di successo.

Approcci e processi di comunicazione organizzativa

Sebbene esistano molte definizioni di comunicazione organizzativa, per i nostri scopi definiremo comunicazione organizzativa come l'invio e la ricezione di messaggi in un ambiente o ambiente (organizzazione) particolare per raggiungere obiettivi comuni, individuali, tra persone correlate.

Il processo di comunicazione organizzativa prevede l'invio e la ricezione di messaggi per iscritto (non verbalmente) o di persona (verbalmente). Gran parte della comunicazione organizzativa implica la trasmissione di informazioni. Tuttavia, una comunicazione più complessa, come la risoluzione dei conflitti, richiede la capacità di elaborare il significato e negoziare utilizzando le regole dell'organizzazione.

Sia che la comunicazione sia considerata semplice o più complessa, affinché la comprensione abbia luogo, il messaggio deve essere chiaro, conciso ed evitare un linguaggio di emarginazione politica o culturale. Le organizzazioni devono modellare capacità di comunicazione efficaci in:

• Colloquio
• Creare rapporti di lavoro positivi
• Valutazioni delle prestazioni
• Risoluzione del conflitto
• Il processo decisionale
• Gestione dello stress
• Socializzazione organizzativa
• Presentazioni individuali e di gruppo
• Comunicare con i pubblici esterni

La comunicazione organizzativa dipende dal contesto e dalla cultura poiché le persone trasmettono messaggi e informazioni per iscritto, elettronicamente e faccia a faccia. La natura e la funzione (contesto) dell'organizzazione influisce sulla comunicazione. Inoltre, ogni organizzazione ha la sua cultura unica. Affinché la comunicazione abbia successo all'interno dell'organizzazione, sia il contesto che la cultura devono coincidere e lavorare insieme.

La comunicazione organizzativa costruisce relazioni interne con i membri dell'organizzazione e con il pubblico esterno. Il successo di un'organizzazione dipende dalla capacità dei suoi membri di comunicare in modo efficace. I dipendenti devono essere abili nella presentazione pubblica, nell'ascolto e nella comunicazione interpersonale per comunicare con successo in un'organizzazione. Un'organizzazione di successo fornirà formazione per assicurare il successo dei propri dipendenti.

La comunicazione organizzativa avvantaggia le organizzazioni in diversi modi:

• Acclimatare il personale ai cambiamenti
• Completare i compiti di procedure, politiche e regolamenti a supporto delle operazioni continue e quotidiane
• Realizzazione di compiti relativi a ruoli e responsabilità specifici di vendita, servizi e produzione
• Sviluppare relazioni per una comunicazione di successo considerando la soddisfazione sul lavoro, il morale e gli atteggiamenti individuali
• Pianificazione, coordinamento e controllo delle operazioni di gestione

È importante comprendere gli approcci ei processi di comunicazione organizzativa per sviluppare e perfezionare la comunicazione dei dipendenti. Ogni organizzazione deve definire il proprio approccio per una comunicazione efficace, definendo i processi che metterà in atto per migliorare la comunicazione sia interna che esterna.

Le organizzazioni devono disporre di comunicatori competenti per il successo delle operazioni quotidiane. Dal sito web dell'azienda, attraverso il manuale del dipendente, a un colloquio di conclusione, ogni aspetto della comunicazione in un'organizzazione deve collaborare per comunicare l'intento, la cultura e gli impegni dell'organizzazione al personale interno ed esterno.

Processo di comunicazione e-mail

L'email è la scelta che molti fanno come mezzo attraverso il quale recapitare un messaggio. Sebbene sia veloce e relativamente facile da usare, è necessario assicurarsi che comprendano il processo e lo scopo della comunicazione e-mail per utilizzarla in modo efficace.

Esistono cinque componenti della comunicazione e-mail:

# 1 Il mittente

Una corretta comunicazione e-mail richiede che il mittente (chiamato anche sorgente o comunicatore) codifichi il messaggio con una combinazione di grafici, simboli, parole e immagini per ottenere la risposta desiderata.

# 2 Il ricevitore

Il destinatario (interprete) comprende il messaggio di posta elettronica del mittente decodificandolo e interpretandolo.

# 3 Il messaggio

Il messaggio o il contenuto dell'e-mail sono le informazioni che il mittente desidera inoltrare al destinatario.

# 4 Il mezzo

Il mezzo, chiamato anche canale, è il mezzo che si sceglie per trasmettere il messaggio. Con la posta elettronica, il mezzo è il computer o il cellulare.

# 5 Feedback

Una volta che l'e-mail è stata trasmessa, ricevuta e compresa con successo, qualsiasi risposta che indichi la comprensione da parte del destinatario, verbale o scritta, è considerata feedback. Il feedback ci aiuta a determinare se abbiamo raggiunto il nostro scopo.

L'e-mail rende facile comunicare con gli altri in qualsiasi momento e luogo, soprattutto con l'avvento dello smartphone. Inoltre, il destinatario ha la capacità di rispondere immediatamente. Tuttavia, insieme ai vantaggi di questo metodo di comunicazione, arrivano alcuni problemi. Dobbiamo ricordare che la posta elettronica è uno strumento di comunicazione e non le consente di guidare le nostre azioni, ma piuttosto di utilizzarla per raggiungere i nostri obiettivi di comunicazione. Per fare questo:

Mantieni la tua email concisa

Le persone si aspettano che la comunicazione e-mail sia diretta e pertinente. Le prime righe dovrebbero trasmettere l'intento della tua e-mail e far sapere al destinatario se una risposta se necessario, poiché molti sistemi consentono al destinatario di leggere l'inizio di un'e-mail prima di aprirla.

• Sii professionale. Non importa a chi è indirizzata la tua email - il tuo capo, il responsabile delle assunzioni o un collega - i tuoi contenuti dovrebbero essere professionali nel contenuto e nella composizione. Non utilizzare gergo di messaggi di testo, faccine sorridenti, caratteri confusi o immagini che non fanno parte della conversazione. In questo modo i tuoi contenuti avranno meno probabilità di essere letti e presi sul serio.
• Sii educato. Non iniziare mai la tua e-mail con un comando, ma usa piuttosto un saluto, come 'Ciao' e il nome del destinatario. Evita di usare tutte le lettere maiuscole o punti esclamativi, poiché trasmette gridare. Chiudi la tua email con un 'Grazie' seguito dal tuo nome.
• Non lasciare che l'e-mail sostituisca la comunicazione faccia a faccia. Alcune conversazioni funzionano meglio di persona. Non utilizzare la posta elettronica per evitare la comunicazione faccia a faccia. Se l'email non è la scelta migliore per la comunicazione, scegli un metodo alternativo. Per essere efficace, la comunicazione e-mail deve essere chiara, concisa e comprensibile. Il seguente processo di comunicazione e-mail aiuta a garantire che la tua e-mail sia uno strumento di comunicazione efficace.
• Definisci lo scopo della tua email. In questo modo puoi decidere se dovresti anche preoccuparti di inviare il messaggio. Assicurati che il tuo scopo sia chiaramente indicato nel primo paragrafo.
• Determina quale azione vuoi che il destinatario dell'email intraprenda
• Completa un'attività, cioè chiama qualcuno o ordina qualcosa.
• Rispondi con le informazioni richieste.
• Leggi l'email, senza bisogno di risposta.
• Decidi se hai bisogno di informazioni di supporto. Identificare e allegare qualsiasi documentazione o informazione di supporto.
• Usa la riga dell'oggetto per riepilogare l'intento del tuo messaggio. Completa la riga dell'oggetto dopo aver composto l'email. Assicurati che il contenuto del tuo messaggio sia riepilogato in quanto ciò incoraggia il destinatario ad aprire e rispondere al tuo messaggio.

La comunicazione e-mail gioca un ruolo significativo nella vita lavorativa quotidiana, arricchendo e facilitando il business grazie alla capacità di scambiare informazioni indipendentemente dal luogo e dall'ora. Tuttavia, i dipendenti si lamentano spesso dell'elevato volume di messaggi di posta elettronica che ricevono e su cui devono intervenire. Inoltre, la possibilità di utilizzare la posta elettronica in qualsiasi momento significa che i dipendenti hanno spesso del tempo lontano dal lavoro interrotto dalle e-mail aziendali. I dipendenti hanno bisogno di un senso di controllo personale per evitare lo stress correlato al lavoro e questo si estende alla capacità di ricevere e rispondere alle e-mail se e quando appropriato.

Conclusione

La comunicazione è un processo di trasmissione e ricezione di messaggi, sia verbali che non verbali. Poiché la comunicazione efficace è un dialogo e non un monologo, è efficace solo se porta la risposta desiderata dal destinatario. Per essere un comunicatore di successo, è necessario trasmettere adeguatamente informazioni, pensieri e sentimenti in modo da motivare, insegnare e informare gli altri. È necessario scegliere il mezzo migliore, conoscere il destinatario e utilizzare il feedback per monitorare l'efficacia della comunicazione e modificarla di conseguenza. L'utilizzo delle informazioni e degli strumenti in questo articolo può aiutare a comprendere e utilizzare il processo di comunicazione per essere un comunicatore efficace.