15+ suggerimenti su come migliorare le capacità di comunicazione

Comunicare implica qualcosa di più del semplice scambio di informazioni. Per essere un comunicatore efficace, devi capire il tuo pubblico, misurare il tuo tono e volume, osservare il tuo linguaggio del corpo e applicare alcune altre abilità di comunicazione. Questo articolo spiega non solo cosa costituisce una comunicazione efficace, ma presenta anche le abilità richieste per essere un comunicatore efficace.

Sommario

• 1 Abilità di comunicazione efficaci di base
  • 1.1 Pianifica e prepara ciò che stai per dire
  • 1.2 Conosci il tuo pubblico
  • 1.3 Usa il linguaggio del corpo in modo efficace
  • 1.4 Impostare un buon tono e un buon ritmo di conversazione
  • 1.5 Pratica
• 2 Capacità di ascolto per una comunicazione efficace
• 3 Diventare un grande comunicatore efficace
  • 3.1 Esprimere apprezzamento e lode
  • 3.2 Connettiti ai tuoi ascoltatori
  • 3.3 Rimani positivo
  • 3.4 Concentrarsi sul risultato desiderato
  • 3.5 Fornire e richiedere feedback
  • 3.6 Assumere le migliori intenzioni
  • 3.7 Follow-up dopo la comunicazione
• 4 Comunicazione scritta efficace
  • 4.1 Tenere note accurate
  • 4.2 Pianifica le tue risposte
  • 4.3 Leggere e rispondere all'intera comunicazione
  • 4.4 Controllare le risposte per l'ortografia e la grammatica corrette
• 5 ostacoli a una comunicazione efficace
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Alcune capacità di comunicazione interpersonale si applicano in tutte le situazioni. Altri si applicano solo alla tua carriera o alla tua vita personale. Se stai riscontrando uno dei seguenti problemi sul lavoro, probabilmente devi migliorare le tue capacità di comunicazione.

• Ferire i sentimenti degli altri
• Spesso essere fraintesi
• Problemi quando è richiesto il lavoro di squadra
• Mancanza di avanzamento di carriera

Scarse capacità di comunicazione spesso causano problemi coniugali. Potresti voler avere conversazioni migliori nella tua vita sociale o migliorare la tua capacità di comunicare al lavoro. Qualunque siano le tue esigenze di comunicazione efficaci, le seguenti informazioni ti aiuteranno a determinare se hai capacità di comunicazione efficaci e a migliorare quelle che ritieni siano inefficaci.

Abilità di comunicazione efficaci di base

Sia che tu stia comunicando uno a uno o presentando un messaggio a un gruppo, ci sono alcune abilità di comunicazione efficaci di base che sono applicabili in ogni situazione di conversazione. Scopri quali delle seguenti abilità di comunicazione efficaci già possiedi e aggiungi quelle che ti mancano.

Pianifica e prepara ciò che stai per dire

Pianifica in anticipo presentazioni di gruppo e conversazioni personali. Sebbene una presentazione che sembri spontanea è desiderabile, finché non sviluppi questa abilità non c'è niente di sbagliato nell'affidarsi a un copione. Se è necessaria una comunicazione sul posto, fermati e prenditi un momento per pensare prima di parlare. Quando ti impegni nella comunicazione, parla sempre in modo chiaro e onesto, poiché guadagnerai il rispetto di chiunque ti ascolti.

Pensa a cosa puoi condividere nelle conversazioni personali. Le storie divertenti funzionano sempre bene, soprattutto se riguardano qualcosa che ti è successo di recente. Stai lontano da argomenti controversi - politica, religione, ecc. - e assicurati di dare all'altra persona la possibilità di parlare. Le domande funzionano bene, mantienile leggere e relativamente non personali.

Assicurati di usare solo parole che conosci. Se stai scrivendo una presentazione, controlla la grammatica e l'ortografia prima di presentarla. Il tuo obiettivo è essere facilmente compreso dal tuo pubblico.

Conosci il tuo pubblico

Quello che dici e come lo dici è più efficace se è progettato per il pubblico a cui stai parlando. Dovresti usare un tono e uno stile di comunicazione diversi con la tua famiglia, il tuo capo e i tuoi colleghi. Le conversazioni sono diverse con gli amici e quelli che non conosciamo. I comunicatori efficaci sanno come mantenere l'attenzione degli ascoltatori e rispettare la loro prospettiva quando parlano.

Usa il linguaggio del corpo in modo efficace

Anche quando non parli, comunichi costantemente con il tuo linguaggio del corpo. Se impari a usare il linguaggio del corpo in modo efficace e leggi il linguaggio del corpo degli altri, sarai in grado di comunicare. Per esempio:

• La mancanza di contatto visivo mostra distrazione o disinteresse.
• Sospirare e sbadigliare sono solitamente segni di stanchezza mentale o fisica o noia.
• Le braccia incrociate o il battere dei piedi o delle dita indicano che tu o il tuo ascoltatore non siete coinvolti nella conversazione o arrabbiati.

Questi segnali non verbali indicano che tu o il tuo ascoltatore non siete aperti a una comunicazione produttiva.

Usa il tuo linguaggio del corpo come le espressioni facciali, la postura e il movimento del corpo per aggiungere valore al contenuto del tuo messaggio e rafforzare ciò che stai dicendo. Semplicemente annuire o scuotere la testa può aggiungere significato al contenuto. Inoltre, considera l'età, lo stato emotivo e il background culturale dei tuoi ascoltatori.

Imposta un buon tono e un ritmo di conversazione

Usa volume e tono appropriati per una comunicazione efficace. Parla abbastanza forte quando ti rivolgi a un gruppo per essere ascoltato, ma abbassa il volume durante una conversazione privata. Il tuo tono di voce dovrebbe anche riflettere l'emozione; non parlare mai in tono monotono. Il tuo tono dovrebbe essere diverso a seconda dell'età, delle dimensioni dei gruppi e degli argomenti di comunicazione.

I comunicatori efficaci sanno come stimolare il loro discorso. Parla chiaramente, pronunciando ogni parola. Se hai bisogno di farlo, fermati per raccogliere i tuoi pensieri. Ricorda che il silenzio non è necessariamente una cosa negativa; vuoi avere il controllo di ciò che dici.

Pratica

Il modo migliore per migliorare le tue capacità di comunicazione è fare pratica. Scegli situazioni a basso rischio per mettere in pratica le abilità che stai imparando finché non ti senti a tuo agio con un gruppo più grande. Le situazioni sociali in cui non conosci molti partecipanti sono un buon punto di partenza. Guarda le reazioni dei tuoi ascoltatori per determinare quanto stai utilizzando una comunicazione efficace. Le sezioni successive discuteranno l'importanza di una buona capacità di ascolto per una comunicazione efficace e condivideranno come sviluppare tali capacità.

Capacità di ascolto per una comunicazione efficace

I comunicatori efficaci si rendono conto che la conversazione implica sia parlare che ascoltare in modo efficace. Impara a essere coinvolto in ciò che sta dicendo l'oratore sviluppando le seguenti abilità

• Concentrati completamente sull'oratore.
• Comprendi le emozioni che vengono comunicate.
• Cerca segnali non verbali: tono e volume della voce, linguaggio del corpo, ecc.
• Approfitta delle tue capacità fisiche:
• Ascolta con l'orecchio destro per attivare il lato sinistro del cervello, che elabora la comprensione emotiva e vocale.
• Stai dritto con il mento verso il basso per captare le frequenze più alte del parlato.
• Appoggia o inclina la testa verso l'altoparlante.
• Non interromperla, ma aspetta che la persona che sta parlando abbia finito di pensare.
• Rispondi a ciò che viene detto con cenni, sorrisi e brevi commenti, ad esempio 'Davvero?' 'Capisco', ecc.

Non devi essere d'accordo con tutto ciò che una persona sta dicendo. Tuttavia, devi mostrare rispetto per le opinioni degli altri. L'ascolto attivo non implica solo prestare attenzione a ciò che viene detto, ma mettere da parte i giudizi e rispondere oggettivamente alla comunicazione degli altri. Vedremo ora come un comunicatore efficace risponde e si lega agli altri.

Diventare un grande comunicatore efficace

I comunicatori di grande successo sanno come rispondere efficacemente alla comunicazione degli altri. In questo modo si crea un legame, se non con il comunicatore, con il contenuto del messaggio. Il comunicatore veramente efficace fa il possibile, non solo ottenendo il massimo da ogni conversazione in cui si impegnano, ma anche fornendo ai propri ascoltatori un'esperienza memorabile. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a diventare non solo un comunicatore efficace, ma anche un grande!

Esprimere apprezzamento e lode

Ogni volta che parli a un gruppo o sei coinvolto in una lunga conversazione, esprimi il tuo apprezzamento per il tempo che i tuoi ascoltatori ti stanno dedicando. Inoltre, riconosci, commenta o complimentati con qualsiasi input che i tuoi ascoltatori contribuiscono. In questo modo si aiuta a costruire un rapporto, una caratteristica importante di una comunicazione efficace.

Connettiti ai tuoi ascoltatori

Questo concetto porta a conoscere il tuo pubblico a un livello nuovo e più grande. Il luogo della conversazione o del discorso, l'argomento e persino l'aspetto dei tuoi ascoltatori possono fornire indizi che ti consentono di entrare in contatto a livello personale. Assicurati solo di evitare argomenti controversi come la politica e la religione.

Rimani positivo

I comunicatori efficaci conoscono l'importanza di rimanere positivi. Fare così:

• Evita il negativismo o le lamentele.
• Guarda il linguaggio per assicurarti che non vengano usate parole o frasi critiche e offensive.
• Se devi esprimere dispiacere o preoccupazione, fallo con parole gentili e incoraggianti: una sfida, ma possibile.

Concentrati sul risultato desiderato

Un comunicatore efficace sa quale risultato vuole ottenere prima di iniziare a comunicare. In questo modo rimani sull'argomento e, se necessario, cambia la direzione della conversazione. Definisci ciò che desideri ottenere prima di iniziare a parlare. Ad esempio, sei tu:

• Trasmettere fatti
• Necessità di risolvere un conflitto
• In cerca di consigli
• Legame sociale

Il risultato che desideri ottenere determina il flusso e il contenuto della conversazione.

Dare e richiedere feedback

Chiedere input e feedback aiuta a confermare il successo della comunicazione, facendoti sapere che sei stato ascoltato e capito. Usa domande e frasi come:

• Quindi hai accettato. . .
• Sembra che tu stia dicendo. . .
• Cosa intendi . . .?
• Ti sto capendo correttamente?

Chiarire l'ascoltatore significa connettersi a ciò che stai dicendo è fondamentale per una comunicazione efficace. Puoi anche ripetere le ultime parole dell'altra persona per rimanere coinvolto e confermare che stai ascoltando.

Assumi le migliori intenzioni

A volte è difficile determinare il tono previsto della comunicazione di qualcuno. Supponendo che gli oratori e gli ascoltatori abbiano buone intenzioni evita rabbia e animosità. Ciò è particolarmente importante con la comunicazione scritta, poiché non è possibile valutare i segnali non verbali. Se pensi che la comunicazione sia progettata per farti arrabbiare o turbarti, è meglio rispondere con comprensione e gentilezza. Se lo desideri, puoi chiedere chiarimenti sul motivo dell'oratore e sull'intento della comunicazione.

Follow-up dopo la tua comunicazione

Un grande comunicatore conosce l'importanza del follow-up dopo una presentazione o una conversazione. Alla fine di ogni comunicazione, chiarire le azioni future e la responsabilità. Ciò comprende:

• Valutazione delle risposte
• Conferma delle scadenze
• Chiarire le responsabilità
• Definizione delle aspettative

Termina la conversazione esprimendo apprezzamento, con un sorriso e una parola di gentilezza, se pertinente e appropriato. In questo modo si apre la porta per una comunicazione efficace con gli ascoltatori in futuro.

Comunicazione scritta efficace

Mantieni note accurate

I comunicatori efficaci conoscono i pericoli di non scrivere le cose. Non importa quanto grande pensi sia la tua memoria, c'è il potenziale per dimenticare i punti salienti dopo aver parlato o ascoltato gli altri. Se il pensiero di usare carta e penna ti fa rabbrividire, invia un messaggio a te stesso o conserva appunti elettronici. Ricordati di aggiungere la data della conversazione e con chi era.

Pianifica le tue risposte

Rispondere il prima possibile a messaggi di testo, e-mail e telefonici e scritti. Molte persone trovano conveniente riservare un momento specifico della giornata per rispondere a tutte le comunicazioni contemporaneamente. Altri possono farlo ogni due o tre ore. Scegli un programma che funzioni per te e rispettalo. In questo modo sarà più facile per coloro con cui comunichi regolarmente sapere quando aspettarsi una tua risposta.

Leggere e rispondere all'intera comunicazione

Evita di leggere o ascoltare solo una parte della comunicazione, poiché ne risultano interpretazioni errate e risposte incomprese. Inoltre, è necessario più tempo per chiarire i problemi creati da una lettura insufficiente della comunicazione scritta. Le tue risposte dovrebbero essere chiare, concise e consistere in elenchi numerati e punti elenco, a seconda dei casi. Una chiara comprensione derivata da una lettura completa, insieme a una risposta rapida, chiara e concisa evita incomprensioni e sembra poco professionale.

Controlla le risposte per l'ortografia e la grammatica corrette

Quando crei un messaggio o una risposta scritta, leggi attentamente ciò che hai scritto, controllando gli errori di ortografia e grammatica. Inoltre, assicurati che il tuo messaggio comunichi chiaramente ciò che vuoi dire con precisione. Un documento scritto male non raggiungerà il tuo obiettivo di essere un comunicatore efficace.

Barriere alla comunicazione efficace

Ci sono alcune barriere alla comunicazione interpersonale efficace di cui bisogna essere consapevoli ed evitare. Considera quanto segue:

• Distrazioni . Metti via il cellulare. Se necessario, spostati in un luogo più tranquillo.
• Riempitivi di conversazione non necessari . Dire 'ehm', 'sai' o 'oh' ripetutamente durante la conversazione distrugge l'interesse di chi ascolta.
• Mancanza di empatia . Gli ascoltatori possono determinare se ti manca l'empatia e le tue parole perdono la loro importanza per loro.
• Perdita di autocontrollo . Se una parte di una conversazione ti fa arrabbiare e non riesci a mantenere il tuo autocontrollo, fai una pausa se necessario per calmarti.
• Fatica . I sentimenti di stress inibiscono una comunicazione efficace. Lo stress può essere il risultato del nervosismo quando ci si presenta di fronte a un gruppo numeroso o si parla con una persona che non si conosce. Respira profondamente, raccogli i tuoi pensieri e continua quando sei rilassato.

Buone capacità di comunicazione aiutano nella vita personale e professionale. Abilità comunicative efficaci migliorano le tue capacità di interagire in modo più professionale con gli altri. Le capacità di comunicazione sia verbale che scritta possono essere apprese e migliorate. Seguendo le informazioni e i suggerimenti in questo articolo migliorerai le tue capacità di comunicazione personale scritta e orale sia in situazioni lavorative che sociali. It è possibile imparare a comunicare in modo efficace.